Meine Beobachtungen in Meetings

Mir ist in der Vergangenheit immer wieder aufgefallen, wie schwer es manchen Menschen fällt Verhaltensweisen an den Tag zu legen, die eine vernünftige Zusammenarbeit ermöglichen. Während eines Meetings zum Beispiel.

In einem Meeting werden Informationen gesammelt und Einsichten generiert. Am Ende sollten Erkenntnisse gewonnen und vielleicht Maßnahmen abgeleitet worden sein. Für gewöhnlich ist es mit einem klaren Zeitfenster versehen.

Damit ein Meeting funktioniert und einen Mehrwert generiert, sollten von den Teilnehmern zwei Dinge beachtet werden: Vorbereitung und Disziplin.

Vorbereitung

Die Teilnehmer sollten auf das Meeting vorbereitet sein. Sie sollten sich über die zu erörternden Themen und die Ziele des Meetings informieren, damit sie sich auf die Punkte konzentrieren können, die ihnen einen Mehrwert bieten. Wenn Teilnehmer nicht über die zu erörternden Punkte informiert sind, müssen sie während des Meetings durch die Anderen auf den notwendigen Wissenstand gebracht werden. Sie neigen dann auch gerne dazu in den Gesprächen immer wieder abzudriften und müssen immer wieder durch die Anderen "eingefangen" werden. Das kostet Zeit und reduziert den Nutzen des Meetings.

Disziplin

Während des Meetings sollten sich die Teilnehmer das Ziel der Zusammenkunft bewusst machen. Falls die eigenen Beiträge den vordefinierten Fokus verlassen, ist eine Selbstregulierung notwendig. Auch wenn einem Details oder verwandte Themen persönlich unter den Nägeln brennen, hat eine Diskussion über Randthemen eine Defokussierung der Teilnehmer zur Folge. Die Anderen werden dazu gezwungen den Äußerungen zu folgen, um den Kern der Aussagen zu verstehen. Es kommt dabei immer wieder zu Diskussionen über irrelevante Details. Was die Teilnehmer wiederum verleitet ihren Standpunkt bei unwichtigsten Punkten deutlich zu machen. Danach müssen die Teilnehmer den Fokus wiederfinden. Dieser  Prozess der Defokusierung und anschließender Refokussierung ist, meiner Erfahrung nach, zeitintensiv und reduziert das energetische Level des Meetings deutlich.

Kompensation

Man kann schnell in die Situation kommen, dass man sich nicht ausreichend auf ein Meeting vorbereitet hat. Sollte es doch passieren, muss das nicht unbedingt zu einem Einbruch der Produktivität eines führen. Entscheidend dabei ist, wie man mit der Situation umgeht. Mit ausreichender Disziplin kann man das Defizit durch stark fokussierte und konstruktive Mitarbeit kompensieren. So behindert man wenigstens nicht den konstruktiven Prozess.

Fazit

Die Kombination aus schlechter Vorbereitung und schlechter Disziplin einzelner Teilnehmer, hat einen enorm schlechten Einfluss auf das Ergebnis. Wer sich als konstruktives Mitglied des Teams sieht und nichts konstruktives beizutragen hat, sollte wenigstens diszipliniert sein.